Meenutusi Eurokonverentsi koolituskogemusest

Olen tahtnud juba mõnda aega kirjutada siia ka lähemalt oma koolituskogemusest JCI Euroopa konverentsilt.
Koolituse nimi oli "How to rule your mail before it rules you!". Lahtiseletatult siis seda, et kuidas oma igapäevase suure meilihulgaga toime tulla ja kuidas selle pealt oluliselt aega kokku hoida. Aega ennast muidugi kokku hoida ei saa, aeg on katkematu jada mida ei saa venitada kokku lahku. Küll saad muuta oma tegevusi ajas, et oleksid ise rõõmsam, puhanum ning saaksid teha asju mis Sulle tõeliselt meeldivad ning teha tahad.
Koolituse on välja töötanud Katrin Aedma ja ma olen talle väga tänulik võimaluse eest tema asemel seda koolitama minna.
Koolitust ette valmistades oli minu enda kõige suurem äratundmine väga lihtne nõuanne - kui oma meili kirjutad, siis kirjuta sinna täpselt millist vastust ning millal ootad. Väga lihtne on ju lisada kirjale - ootan Sinult arvamust esmaspäevasel koosolekul või palun Sinult vastust nädala lõpuks. Ja see töötab!
Kui seda lihtsat nõuannet mitte järgida, siis väga sageli peale meili saatmist hakkad vastust ootama ja kui seda ei tule, siis üldse mõtlema - kas mu meil saadi kätte. Kõige totakam on veel helistada - kas sa said mu meili kätte. Mõtetult ajakulukas!
Koolitatavatele meeldiski kogu koolitusest 13 lihtsat, konkreetselt ja kohe rakendatavat nõuannet kuidas oma meilindusega efektiivsemalt toimetada. Kõige raskemini rakendatavaks peeti nõuannet nr. 7: "Loe igat meili vaid üks kord!"
Lihtne soovitada, sageli raske rakendada. Kuid seda on väga kerge rakendada kui oled järginud nõuannet nr. 1: "Meilidega tegelemiseks võta endale konkreetne aeg." Kui Sul on oma aeg meilidega tegelemiseks, siis see välistab olukorra kus nendega tegelemine jääb pooleli ja pead selle juurde tagasi pöörduma. Tõenäoliselt on igaüks mõelnud, et jah mul on 5 min aega - ma vaatan korraks oma meilid üle. Ja siis ei saa arugi, kuhu see tunnike või pool jälle kadunud on ja tegelikkuses pole jõudnud ikka korralikult vastata, arhiveerida või pooleliolevate meilide kausta tõsta. Tegelikkuses on ikka väga vähe neid töökohti, kus meilidele reageerimist koheselt oodatakse. See lihtne nõuanne aitab Sul palju rohkem keskenduda süvenenumalt teistele tegevustele.
Katrin on kirjutanud meilindust põhitõdedest lihtsa ja hästi rakendatava raamatu "Virtuaalse suhtlemise kultuur". Soovitan soojalt!